Выбираем деловые мероприятия и планируем посещения конференций на год

За год на рынке проходят сотни конференций, форумов и выставок. Соблазн простой: увидел интересное событие в ленте — купил билет, съездил. Но участие «по наитию» быстро съедает бюджет и время команды, а на выходе — стопка визиток и смутное ощущение, что можно было потратить деньги полезнее.

Системный подход работает иначе: сначала вы понимаете, какие задачи бизнеса хотите закрыть, и только потом подбираете под них события. Ниже разберём, как выбирать деловые мероприятия под конкретную цель, где их искать и как спланировать участие на год вперёд, чтобы не переплачивать и не пропускать нужное.

Почему мероприятие нужно выбирать под конкретную цель

Разные мероприятия решают разные задачи. За одним и тем же словом «конференция» может стоять и площадка для поиска клиентов, и обучающая программа для команды — поэтому готовиться к таким событиям нужно по-своему. Прежде чем понять, как выбрать событие, стоит определиться, какого результата вы ждёте от участия. Жёсткого соответствия «формат = цель» здесь нет: одна и та же конференция кому-то приносит клиентов, а кому-то — обучение. Но форматы чаще срабатывают под конкретную задачу, чем другие:

• Привлечение клиентов — чаще всего работают отраслевые выставки и конференции, где с высокой вероятностью есть ваша целевая аудитория.
• Поиск партнёров и подрядчиков — обычно продуктивнее форумы и профильные встречи, куда приходят игроки рынка.
• Обучение команды — как правило, это семинары, тренинги и практические интенсивы по конкретному навыку.
• Развитие личного бренда — подойдут события, где можно выступить спикером или войти в экспертное комьюнити.
• Поиск сотрудников — чаще помогают карьерные форумы и профильные митапы, где собираются специалисты.
• Анализ рынка — для этого удобнее крупные отраслевые события и форумы, где видно тренды, конкурентов и новые решения.

Это ориентиры, а не строгие правила: смотрите не на вывеску формата, а на программу и состав участников конкретного события.

Например, компания отправляет двух менеджеров по продажам на форум по корпоративной стратегии, не сформулировав задачу участия. Большая часть программы рассчитана на топ-менеджеров, а возможностей для знакомства с потенциальными клиентами почти нет. В результате сотрудники получают общую информацию о рынке, но не приводят новых контактов. нЕсли бы цель («найти 20 потенциальных клиентов») была сформулирована заранее, под неё выбрали бы отраслевую выставку — и результат был бы измеримым.

Вывод прост: сначала определяем цель, и только потом выбираем событие. Тогда каждое участие можно оценить — сработало или нет.

По каким критериям выбирать?

Когда цель ясна, из потока похожих событий нужно отобрать подходящее. Держите под рукой короткий чек-лист — он помогает понять, как выбрать конференцию или любое другое событие, не полагаясь на красивое описание на лендинге.

• Соответствие бизнес-цели. Первый и главный фильтр: помогает ли событие решить вашу задачу. Если прямой связи нет — дальше можно не смотреть.
• Спикеры и аудитория. Кто выступает и кто приходит в зал — и подходит ли это под вашу цель. Для продаж и партнёрств важно, есть ли среди участников ваша целевая аудитория и нужные игроки рынка. Если хотите прокачать личный бренд — смотрите на уровень спикеров и на то, набирают ли доклады отклик. Если едете изучать новую аудиторию или тренды — оцените, широкий ли на событии срез отрасли. Событие с сильной программой, но «не вашими» людьми в зале не сработает, каким бы громким оно ни было.
• Формат: онлайн или офлайн. Онлайн дешевле и экономит время на дорогу. Нетворкинг там тоже есть — чат трансляции, тематические комнаты, личные сообщения спикерам и участникам. Но он обычно слабее живого: случайных разговоров в кулуарах не возникает, а внимание людей рассеяно между эфиром и другими делами. Поэтому для знакомств и продаж чаще выбирают офлайн, а для обучения хватает и онлайна с записью. 
• Цена билета и что в неё входит. Сравнивайте не сумму, а наполнение: доступ к каким залам, есть ли нетворкинг-зоны, записи докладов, питание. Дешёвый билет без доступа к нужной части программы — не экономия.
• Репутация организатора.Посмотрите прошлые мероприятия, отзывы, состав участников прошлых лет. От организатора зависит почти всё, что нельзя увидеть в описании заранее: придёт ли заявленный уровень спикеров и участников, будет ли работать нетворкинг-зона, не отменят ли событие в последний момент. У опытного организатора выше шанс, что в зале окажутся именно те люди, ради которых вы едете, — поэтому его надёжность напрямую влияет на ваш результат.
• Даты и пересечения. Проверьте, не накладывается ли событие на другие планы команды, отчётные периоды или уже согласованные поездки.

Как находить события, которые подходят именно вам

Отобрать по критериям — полдела. Сначала эти события нужно найти, не утонув в общем потоке. Вопрос «как находить мероприятия и конференции» на практике сводится к тому, как сузить список из сотни событий до десятка релевантных.

В этой задаче помогают несколько принципов. Первый — сузить поиск по параметрам: заранее определите тему, город и тип события, чтобы не просматривать всё подряд. Второй — не мониторить события вручную, а сделать так, чтобы подходящие находились сами. Третий — отдавать предпочтение источникам, которые собирают события из разных мест, а не заставляют обходить сайты организаторов по одному. Как именно это устроить и какими сервисами удобнее пользоваться — разберём в следующем разделе.

Чтобы точнее фильтровать события по типу, полезно понимать, чем форматы отличаются друг от друга. Если вы путаетесь, чем конференция отличается от форума, а саммит — от бизнес-завтрака, посмотрите нашу статью «Виды деловых мероприятий» — там разобраны все форматы и кому какой подходит.

Где искать деловые события и конференции

Источников, где найти события, много, и у каждого свои минусы:

• Сайты организаторов — надёжно, но вы видите только события одного игрока и упускаете остальные.
• Отраслевые рассылки — полезно, но информация разрознена и приходит с опозданием.
• Соцсети и телеграм-каналы — оперативно, но события тонут в общем потоке контента.
• Агрегаторы мероприятий — собирают события из разных источников в одном месте с фильтрами.

Главная проблема первых трёх вариантов — их приходится мониторить вручную, а значит, что-то нужное почти наверняка пройдёт мимо. Агрегатор снимает эту задачу: все события собраны в одном каталоге.

Один из таких сервисов — Wize: единый каталог деловых мероприятий из разных сфер с фильтрами по теме, городу и дате. Важный нюанс: редакция Wize размещает только проверенные события согласно редакционной политике каталога, поэтому в подборку не попадают сомнительные или нерелевантные мероприятия. Это удобно, когда нужно быстро понять, где искать события под конкретную задачу, и не тратить время на проверку каждого организатора вручную. Посмотреть ближайшие деловые мероприятия можно в каталоге Wize.

Как планировать мероприятия на год

Разовое участие приносит разовый результат. Системная работа с событиями начинается с годового плана — и строится он в простом порядке: сначала цели, потом бюджет, потом конкретные события.

Шаг 1. Цели. Выпишите, какие задачи бизнеса должны закрыть мероприятия в этом году: сколько нужно лидов, каких партнёров ищете, чему обучить команду. Это основа всего плана.

Шаг 2. Бюджет. Определите, сколько компания готова потратить на участие за год — билеты, дорога, проживание, время сотрудников. Общая сумма сразу показывает, на сколько событий реально хватит ресурсов.

Шаг 3. Список событий. Под каждую цель подберите конкретные мероприятия так, чтобы уложиться в бюджет. Считайте не «сколько получится посетить», а «сколько нужно для целей». Иногда два точных события дают больше, чем десять случайных.

Мероприятия

Такой порядок помогает не распылять бюджет и заранее видеть, где найти конференции под каждую задачу, а не собирать их в спешке в последний момент.

Почему лучше планировать участие в деловых мероприятиях заранее

План на год работает, только если регулярно его актуализировать. Такой подход даёт три ощутимых плюса.

1. Экономия денег. Ранняя регистрация почти всегда дешевле — за несколько месяцев до события билет может стоить в разы меньше, чем в последнюю неделю.
2. Чёткое распределение бюджета. Когда события распределены по году заранее, вы не оказываетесь в ситуации, когда половина годовых расходов приходится на один месяц.
3. Вы просто не пропускаете полезное — а если следить, где новые события появляются в интересной вам нише, план можно вовремя пополнять.

Практичный инструмент — календарь мероприятий. Заведите простую таблицу или используйте календарь агрегатора: фиксируйте отобранные события, даты, стоимость и статус регистрации. Обновляйте его по мере появления новых событий — и организация участия в мероприятии перестанет быть неожиданностью.

Выбор делового события — это выбор под конкретную цель. Сначала вы формулируете бизнес-задачу, затем отбираете мероприятия по чётким критериям, находите их через удобные источники и складываете в годовой план с учётом бюджета. Такой подход превращает участие из статьи расходов в инструмент, который позволяет привлекать новых клиентов.

Начните с малого: сформулируйте одну цель на ближайший квартал и подберите под неё событие в каталоге Wize — это первый шаг к системному планированию участия.

Подпишитесь на рассылку блога Wize

Хотите получать разборы, чек-листы и подборки деловых мероприятий на почту? Оставьте email — и мы будем присылать новые материалы блога и релевантные подборки бизнес-событий Wize.